Méně papírování, jednodušší komunikace

Dosud museli zaměstnavatelé každý měsíc zasílat až 25 různých hlášení různým institucím (např. České správě sociálního zabezpečení, Úřadu práce nebo Finanční správě). Nově bude postačovat jedno elektronické hlášení, které zaměstnavatel odešle České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ). Stát si poté potřebné údaje sám předá mezi jednotlivými úřady. Tento krok přináší nejen úsporu času, ale i větší přehlednost a méně chyb vyplývajících z různých termínů a formulářů.

Zákon byl vyhlášen ve Sbírce zákonů na začátku září 2025. Účinnost zákona nastane 1. ledna 2026, přičemž ostrý provoz JMHZ bude spuštěn 1. dubna 2026.

Co bude součástí jednotného hlášení?

JMHZ bude mít podobu jediného formuláře, který bude obsahovat všechny klíčové údaje o zaměstnavateli, zaměstnancích, odvodech pojistného a dalších skutečnostech. Jeho přesný obsah stanoví vládní nařízení, jehož zveřejnění ve Sbírce zákonů se očekává v listopadu 2025.

Jak, komu a kdy se bude JMHZ podávat

Hlášení bude možné podat výhradně elektronicky České správě sociální zabezpečení, a to prostřednictvím:

  • Datové zprávy (ve formátu XML),
  • API rozhraní APEP/VREP (rovněž ve formátu XML), nebo
  • nového formuláře dostupného na ePortálu ČSSZ

Podání bude nutné provést vždy od 1. do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, za který se hlášení podává. Dnem doručení se rozumí den, kdy hlášení ČSSZ obdrží. Po doručení hlášení ČSSZ data zpracuje a automaticky je předá dalším institucím, zejména Ministerstvu práce a sociálních věcí, Finanční správě či Českému statistickému úřadu.

Pokud hlášení nebude podáno správně nebo bude obsahovat chyby, ČSSZ na to zaměstnavatele upozorní a vyzve ho k nápravě. Zaměstnavatel pak bude mít lhůtu 8 dnů od doručení výzvy, aby nedostatek napravil. ČSSZ může takto vyzývat zaměstnavatele opakovaně.

Evidence zaměstnavatelů

S účinností JMHZ se zavádí také nová evidence zaměstnavatelů. V současnosti platí, že zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, má povinnost přihlásit se do registru zaměstnavatelů. Od dubna 2026 se však nově tato povinnost bude plnit prostřednictvím nové evidence zaměstnavatele podle zákona o JMHZ. Pro zaměstnavatele se tak mění formuláře i lhůty pro přihlášení. 

Zaměstnavatelé budou mít povinnost přihlásit se do evidence v určitých lhůtách:

  • Od 1. dubna 2026 do 30. června 2026 nejpozději do 8 dnů ode dne nástupu prvního zaměstnance, pokud je dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání nejdříve 1. duben 2026. Pokud má zaměstnavatel v tomto období zaměstnat zahraničního zaměstnance, tak se sám musí přihlásit již v tomto období předem, a to nejpozději před okamžikem nástupu zahraničního zaměstnance do práce. 
  • Od 1. července 2026 nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance, nejdříve 15 dní před jeho nástupem. Od tohoto data se tedy zaměstnavatel musí hlásit do evidence zaměstnavatelů vždy předem.

Do evidence se zároveň bude zapisovat každá mzdová účtárna a okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd či platů.

Zaměstnavatelé budou mít dále povinnost:

  • oznámit do 8 dnů každou změnu svých údajů zapsaných v evidenci;
  • odhlásit se z evidence do 8 dnů ode dne, kdy přestal být zaměstnavatelem posledního zaměstnance.

V případě, že se zaměstnavatel přihlásil do evidence zaměstnavatelů, ale zaměstnanec k němu nakonec nenastoupil, má zaměstnavatel povinnost tuto skutečnost oznámit do 8 dnů ode dne, kdy měla daná osoba nastoupit k výkonu práce.

Evidence zaměstnanců

V souvislosti se zavedením JMHZ se zřizuje i nová evidence zaměstnanců, do které budou zaměstnavatelé své zaměstnance registrovat. Přesný rozsah údajů by měla rovněž stanovit vláda svým nařízením. 

Lhůty pro přihlášení zaměstnance se budou následující:

Od 1. dubna 2026 do 30. června 2026:

  • do 8 dnů od nástupu zaměstnance do práce;
  • v den, kdy předal ČSSZ žádost o dávku nemocenského pojištění, pokud zaměstnanec nárok uplatnil dříve, než ho zaměstnavatel zapsal do evidence;
  • nejpozději před nástupem zaměstnance do práce, jde-li o cizince.

Od 1. července 2026 nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance, nejdříve 15 dní před jeho nástupem. Od tohoto data se tedy zaměstnavatel musí hlásit do evidence zaměstnavatelů vždy předem.

Bude-li zaměstnavatel přihlašovat zaměstnance, který není cizincem, bude moci před jeho nástupem do práce uvést jen základní údaje (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání a variabilní symbol zaměstnavatele). Ostatní informace pak bude muset doplnit do 8 dnů od nástupu zaměstnance do práce. Změnu údajů i skončení zaměstnání bude zaměstnavatel muset ohlásit nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy se o nich dozvěděl. Pokud by zaměstnanec do zaměstnání vůbec nenastoupil, musí to zaměstnavatel ohlásit bez zbytečného odkladu, nejpozději opět 8 dnů ode dne, kdy měl zaměstnanec nastoupit.